La crise sanitaire du COVID-19 a bousculé le quotidien de nombreux salariés en entreprise. Beaucoup de sociétés ont dû rapidement changer leurs process de travail et mettre en place le télétravail, lorsque c’était possible, afin de maintenir leur activité pendant le confinement. Le COVID-19 a ainsi profondément bouleversé les liens et échanges sociaux en créant des nouveaux codes que salariés et managers ont parfois du mal à s’approprier. Ensuite, si certains secteurs peuvent se plier avec plus de flexibilité et sont familiers au télétravail, certaines branches ont découvert l’existence du mot pendant la pandémie. La pandémie a ébranlé non seulement la productivité de chacun, mais elle a également eu un impact sur le bien-être des salariés et des managers contraints de transformer leur domicile en espace de travail.
De nouvelles questions se sont alors posées pour les managers. Comment manager et soutenir mon équipe à distance ? Quels supports choisir pour communiquer ? Faut-il davantage communiquer ou laisser place à une plus grande autonomie ? Comment maintenir du lien et éviter le sentiment d’isolement ?
En bref : manager à distance au temps du COVID-19 n’est clairement pas une sinécure. C’est un challenge qui appelle à de nouvelles compétences et soft skills. Un sondage a été mené entre le 21 avril et le 5 mai 2020 auprès de 1200 personnes de 24 pays différents par Sharon K. Parker, chercheuse, éminent professeur et directrice du Centre for Transformative Work Design. Les résultats montrent qu’environ 40% des managers et chefs consultés ont exprimé leur manque de confiance quant à leur capacité à manager à distance leur équipe.
En tant que coach certifié, j’accompagne les entreprises et les managers dans les changements auxquels ils peuvent faire face (changement de poste, modes de travail, organisation etc.). Plus que jamais aujourd’hui, je les aide à traverser et s’adapter à cette période de mutation des modes de travail. Si chaque situation est différente, il existe néanmoins des solutions pour vous aider à manager à distance votre équipe pendant le confinement du COVID-19, et après en cas de télétravail.
Faut-il accorder une plus grande autonomie à ses salariés en télétravail ? Comment gérer le temps de travail ? Faut-il adapter les horaires ? Il n’y a pas de recette miracle mais cela ne veut pas dire qu’il n’existe pas la bonne formule pour votre entreprise. Le premier confinement a été pour beaucoup une expérience scientifique en temps réel. À la fin du premier confinement, certains managers ont ainsi tiré des conclusions de l’expérience afin de ne pas répéter les mêmes erreurs.
Pour éviter de passer pour le bad cop ou Big Brother (et parce que vos salariés ne jouissent pas tous des mêmes conditions de télétravail !), vous pouvez essayer de leur laisser davantage d’autonomie. Plus d’autonomie va de pair avec le management par les résultats. Ce mode de management se focalise sur le quoi (le résultat), plutôt que le comment (la manière). Vous pouvez par exemple laisser vos salariés organiser leur temps de travail en leur fixant des objectifs clairs à atteindre. Apprenez à faire confiance aux membres de votre équipe sans les laisser seuls face à eux-mêmes. La confiance et l’autonomie ne sont en aucun cas synonyme d’abandon.
N’oubliez pas également que certains problèmes liés à l’organisation et process de l’entreprise existaient avant la crise sanitaire COVID-10. Ils ont pu être exacerbés par le confinement et le télétravail (ex : processus bancal de digitalisation de l’entreprise, trop de paperasse, un circuit de validation absurde, trop de process, manque d’outils en ligne collaboratifs etc.) ;et ils ne sont pas toujours la faute de vos salariés. Profitez peut-être de ce deuxième confinement pour revoir certains processus de l’entreprise en collectant les retours de vos employés. Et en les intégrant à une nouvelle stratégie.
En tant que manager ou leader, posez-vous cette question : suis-je en train de gérer le problème qui empêche mes équipes de performer, ou suis-je en train de traiter le symptôme ?
Pas facile de motiver les troupes à distance, surtout quand les moments de convivialité et de partage à la machine à café ou à la pause déjeuner ne sont plus là ! Selon le sondage mené par Sharon K. Parker, la plupart des managers interrogés (41%) émettent de sérieux doutes quant au maintien de la motivation chez leurs salariés en télétravail sur le long terme.
Faites preuve d’empathie, d’humanité et de bienveillance, en maintenant le lien avec les salariés.
Pendant le confinement, c’est le moment d’améliorer la cohésion et l’esprit d’équipe en valorisant la place et l’importance de chacun dans l’organisation. Planifiez des rendez-vous d’équipe hebdomadaires pour définir les objectifs et motiver vos équipes en début de semaine. Le vendredi, organisez un meeting pour suivre leur progression et ajuster la stratégie si besoin. L’idée n’est pas d’organiser des réunions à rallonge qui surchargent vos équipes, mais de leur proposer des créneaux pour se retrouver et avancer ensemble. En tant que manager, optimisez les réunions en les préparant à l’avance. Envoyez l’ordre du jour en amont à votre équipe.
Rendez-vous disponible et soyez davantage à l’écoute des salariés que vous managez. En télétravail, certains ne profitent pas des meilleures conditions de travail (enfants, mauvais wifi, petit appartement, pas de bureau, etc.). Il est important d’en être conscient.e.
Faites-vous une fiche avec quelques infos sur les conditions de travail des membres de votre équipe. Dans la mesure du possible, proposez des solutions (achat d’un bureau par la société, aménagement des horaires, etc.). Pour les discussions en privé, privilégiez les appels en visio. Moins déshumanisants, ils permettent de voir et d’analyser les expressions de votre interlocuteur.
Vous pouvez également proposer de partager un café tous ensemble pendant la journée. Même à distance, c’est toujours agréable d’échanger et de se changer les idées. Mais ces pauses en commun ne doivent pas être obligatoires.
Zoom, Skype, WhatsApp, Slack, Messenger, email, appels téléphoniques… Les supports pour communiquer ne manquent pas. C’est une véritable cacophonie informationnelle ! S’il est aujourd’hui extrêmement facile de contacter et de discuter avec ses salariés, la multiplicité des canaux de communication n’aide pas toujours à établir une communication claire. Elle a tendance à brouiller le message et à oppresser les salariés qui sont constamment interrompus dans leur travail.
En tant que manager, utilisez un nombre restreint de modes de communication et spécifiques à certaines tâches pour permettre à vos salariés de prioriser leurs actions. Par exemple : n’utilisez que les mails et un outil collaboratif pour gérer en direct les projets et répondre aux questions urgentes. Certains outils collaboratifs vous permettent d’avoir un aperçu global sur les projets en cours, vous épargnant les appels quotidiens de reporting.
Pour calibrer vos actions et définir quel mode de communication choisir pour manager à distance, demandez-vous : « suis-je en train de favoriser la coopération ? ».
Faites un mémo sur les outils et leur utilisation à vos équipes afin qu’elles puissent s’approprier ces nouveaux processus. Invitez-les à désactiver les notifications sur les plages horaires où ils ne sont pas censés travailler (week-end, après 18h etc). Je recommande (et encore plus maintenant que la maison est synonyme de bureau) de fournir à vos salariés un téléphone/ordinateur dédiés uniquement à leur activité professionnelle. En télétravail, il est primordial de poser les limites entre vie personnelle et vie professionnelle. En tant que manager, n’envoyez pas de mails en dehors des horaires de travail. Avec votre messagerie, privilégiez l’envoi d’email en décalé, surtout quand les nouvelles peuvent générer du stress ou des mauvaises nouvelles. Le moral de vos troupes est un asset important à maintenir et à faire progresser.
” La seule constante qui existe c’est le changement. “
Je m’appelle Hicham Oulebsir, coach certifié, formé à la U-Theory d’Otto Scharmer (MIT), maître-praticien en PNL (Programmation Neuro-Linguistique) et formé à la Lecture Rapide. Une de mes autres spécialités ? La préparation mentale grâce à laquelle je vous aide à améliorer vos performances personnelles et professionnelles.
